Σε γενικές γραμμές, η μεταφορά τεχνολογίας επιτυγχάνεται μέσω μίας σύμβασης βάσει της οποίας το Α.Π.Θ. παραχωρεί σε τρίτους την εκμετάλλευση δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας που του ανήκουν. Τα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας μπορούν να καταχωρούνται με Διπλώματα Ευρεσιτεχνίας, Διπλώματα Τροποποίησης, Πιστοποιητικά Υποδειγμάτων Χρησιμότητας, και Δικαιώματα Δημιουργού (copyrights). Μια σύμβαση μεταφοράς τεχνολογίας μπορεί να είναι αποκλειστική ή όχι. Σ’ αυτήν συμβάλλονται το Α.Π.Θ. (Επιτροπή Ερευνών) και ένας δέκτης τεχνολογίας, ο οποίος μπορεί να είναι μια υφιστάμενη επιχείρηση ή ένας τεχνοβλαστός (spin-off). Η κάθε συμφωνία με έναν δέκτη τεχνολογίας περιέχει όρους σχετικούς με την αξιοποίηση της άδειας χρήσεως των αποτελεσμάτων και την καταβολή δικαιωμάτων (royalties) στο Α.Π.Θ. Τα δικαιώματα μοιράζονται ο δημιουργός και το Πανεπιστήμιο (Ειδικός Λογαριασμός).
Τα βήματα που οδηγούν από τη σύλληψη της αρχικής ιδέας μέχρι την εμπορική εκμετάλλευσή της παρουσιάζονται συνοπτικά στη συνέχεια.
Παρατηρήσεις και πειράματα κατά τη διάρκεια των ερευνητικών δραστηριοτήτων συχνά οδηγούν σε αξιοποιήσιμα εμπορικά ερευνητικά αποτελέσματα (ανακαλύψεις και εφευρέσεις). Ειδικότερα, ως εφεύρεση ορίζεται οποιοδήποτε νέο επινόημα δεκτικό βιομηχανικής εφαρμογής (προϊόν, μέθοδος), χρήσιμη διαδικασία, διάταξη, μηχανή ή κάθε χρήσιμη βελτίωση. Σε μία εφεύρεση μπορεί να εμπλέκονται περισσότεροι του ενός δημιουργοί.
Επαφή με το Γραφείο Μεταφοράς Τεχνολογίας του Α.Π.Θ., όπου συζητείται η ανακάλυψη/ εφεύρεση/ ερευνητικό αποτέλεσμα με σκοπό την παροχή οδηγιών για θέματα ανακοίνωσης, αξιολόγησης και προστασίας που περιγράφονται στη συνέχεια.
Γραπτή ειδοποίηση του Γραφείου Μεταφοράς Τεχνολογίας που ξεκινά την επίσημη διαδικασία μεταφοράς τεχνολογίας. Κάθε γραπτή ανακοίνωση μίας ανακάλυψης/ εφεύρεσης/ ερευνητικού αποτελέσματος θεωρείται έγγραφο εμπιστευτικού χαρακτήρα. Θα πρέπει να τεκμηριώνει την εφεύρεση/ανακάλυψη/ερευνητικό αποτέλεσμα έτσι ώστε να μπορούν να αξιολογηθούν από το Γραφείο Μεταφοράς Τεχνολογίας οι επιλογές που υπάρχουν για εμπορική εκμετάλλευση.
Αξιολόγηση από το Γραφείο Μεταφοράς Τεχνολογίας της γραπτής ανακοίνωσης και παροχή υποστήριξης στον ερευνητή-δημιουργό στη διενέργεια έρευνας για αντίστοιχα Διπλώματα Ευρεσιτεχνίας, καθώς και στην έρευνα αγοράς για ανταγωνιστικές τεχνολογίες, ώστε να προσδιοριστεί η δυναμική της για εμπορική αξιοποίηση.
Διαδικασία κατά την οποία εκτελούνται οι νομικές διαδικασίες για την προστασία της ανακάλυψης/ εφεύρεσης/ ερευνητικού αποτελέσματος, ανάλογα με το είδος αυτής. Η πιο συνηθισμένη διαδικασία είναι η αίτηση για χορήγηση Διπλώματος Ευρεσιτεχνίας (Δ.Ε.) στον Οργανισμό Βιομηχανικής Ιδιοκτησίας (Ο.Β.Ι.) ή/και στο Ευρωπαϊκό Γραφείο Ευρεσιτεχνιών (European Patent Office) ή/και στο Αμερικανικό Γραφείο Ευρεσιτεχνιών (United States Patent Office). Εναλλακτικές μορφές προστασίας είναι τα Δικαιώματα Δημιουργού (copyright), Διπλώματα Τροποποίησης (Δ.Τ.) και Πιστοποιητικά Υποδείγματος Χρησιμότητας (Π.Υ.Χ.).
Συνεργασία δημιουργού με το Γραφείο Μεταφοράς Τεχνολογίας για την αναζήτηση του ενδεικνυόμενου σε κάθε περίπτωση τρόπου (δημιουργία εταιρείας-τεχνοβλαστού ή συμμετοχή σε υφιστάμενο τεχνοβλαστό ή σύμβαση παραχώρησης άδειας χρήσης σε υφιστάμενη επιχείρηση) αξιοποίησης της ανακάλυψης / εφεύρεσης/ ή του ερευνητικού αποτελέσματος και αναζήτηση υποψήφιων εταιριών που διαθέτουν την εμπειρία, τους πόρους και τα επιχειρηματικά δίκτυα για να οδηγήσουν την ανακάλυψη / εφεύρεση/ ή το αξιοποιήσιμο ερευνητικό αποτέλεσμα στην αγορά.
Σε περίπτωση που επιλεγεί η δημιουργία τεχνοβλαστού, ως το βέλτιστο επιχειρηματικό σχήμα για την αξιοποίηση της εφεύρεσης ή του ερευνητικού αποτελέσματος, το Γραφείο Μεταφοράς Τεχνολογίας θα υποστηρίξει τους ερευνητές στον επιχειρησιακό σχεδιασμό, στις διαδικασίες ίδρυσης και στην αναζήτηση χρηματοδότησης.
Σε περίπτωση που αποφασιστεί η εμπορική εκμετάλλευση από μία ή περισσότερες υφιστάμενες επιχειρήσεις, το Γραφείο Μεταφοράς Τεχνολογίας θα προσδιορίσει τα αμοιβαία συμφέροντα, τους στόχους και τα σχέδια εμπορικής εκμετάλλευσης της ανακάλυψης / εφεύρεσης ή ερευνητικού αποτελέσματος.
Σε περίπτωση που επιλεγεί η σύναψη σύμβασης παραχώρησης άδειας εκμετάλλευσης πνευματικής ιδιοκτησίας, καταρτίζεται σχετική σύμβαση μεταξύ του Α.Π.Θ. και τρίτων. Στο πλαίσιο της σύμβασης αυτής τα πνευματικά δικαιώματα του Πανεπιστημίου παραχωρούνται για χρήση (χωρίς να μεταβιβάζεται η κυριότητά τους) έναντι οικονομικών και άλλων ανταλλαγμάτων. Προβλέπονται δύο κατηγορίες συμβάσεων παραχώρησης, η αποκλειστική και η μη αποκλειστική.
Η αδειοδοτούμενη επιχείρηση (αυτή δηλαδή, στην οποία έχει παραχωρηθεί άδεια χρήσης) επενδύει για τη μετατροπή του ερευνητικού αποτελέσματος της σε εμπορικό προϊόν ή υπηρεσία. Αναλαμβάνει διαδικασίες ανάπτυξης, πιθανών εγκρίσεων που απαιτούνται από το υφιστάμενο νομοθετικό πλαίσιο, marketing, υποστήριξης, εκπαίδευσης κ.ά.
Το Α.Π.Θ., στο πλαίσιο της εκτέλεσης της σύμβασης παραχώρησης κάθε ανακάλυψης / εφεύρεσης ή ερευνητικού αποτελέσματος αποκτά έσοδα που κατανέμονται, σύμφωνα με το υφιστάμενο θεσμικό πλαίσιο, μεταξύ του δημιουργού (ή των συνδημιουργών) και του Πανεπιστημίου (Ειδικός Λογαριασμός). Λεπτομέρειες για τον καταμερισμό των εσόδων από Συμβάσεις Μεταφοράς Τεχνολογίας αναφέρονται στο σημείο που αφορά στα οικονομικά θέματα.
Το Γραφείο Μεταφοράς Τεχνολογίας του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Α.Π.Θ. είναι το σημείο επαφής κάθε ερευνητή αναφορικά με θέματα αξιολόγησης της εμπορικής προοπτικής κάθε ανακάλυψης/ εφεύρεσης ή ερευνητικού αποτελέσματος, πηγές χρηματοδότησης, ανεύρεση εμπορικών εταίρων, διαδικασίες προστασίας των πνευματικών δικαιωμάτων, θέματα που σχετίζονται με τη δημιουργία τεχνοβλαστών και ανάλυση των σχετικών διαδικασιών